15 Oct, 2015

Tu evento, tu organización.

Por una vez me dejé llevar y fui al evento.

La verdad es que nunca había hecho planes para un 8 de Agosto y menos para ir a ver un torneo de tenis. Había aceptado la invitación de un amigo para ir a pasar el día en las instalaciones habilitadas para tal fin junto a la estación de tren de El Espinar.

En el día elegido se celebraban, las semifinales masculinas, la final de dobles masculina y la final femenina. Fueron grandes partidos los cuatro. Sobre todo la final femenina, en la que la representante española venció en un disputado partido a la cabeza de serie número uno del torneo.

Pero no sólo pude disfrutar del deporte en sí. Todo lo que había alrededor del torneo no me dejó indiferente. Sin duda, lo que más me impresionó su cuidada organización. La pista, las banderas, los árbitros, los recoge-pelotas, las gradas, los puestos del exterior y la hostelería en general. Todo giraba en torno de una serie de pautas claras y bien marcadas por los responsables del evento.

Objetivo: disfrutar del tenis, disfrutar de la experiencia.

organizacion

Lo más sorprendente de todo es como un torneo que en apariencia es modesto, puede atraer tanta atención y tener tanta repercusión en el público. Quizá sea por su cercanía, por el entorno o por las fechas estivales. Lo que está claro es que no te deja indiferente.

Si algo se ha puesto de relevancia en estos últimos años es la organización de eventos.

La organización de eventos se ha convertido en uno de los elementos clave para la estrategia de marketing y comunicación de una empresa. Nadie quiere faltar, todos quieren estar presentes y lo más importante, todos quieren aportar y compartir la experiencia.

Pero para poder llevar a cabo una buena organización, lo primero es tener un buen equipo que tenga muy claro los objetivos y cómo realizarlos. Para ello, debe haber un responsable de organización, un director de campaña o un líder experimentado, que sepa manejar los tiempos y controle la programación del evento. Alguien que no deje nada a la improvisación. Y si esto último se diera, fuera capaz de convertirlo en algo tan natural que parezca que forma parte del evento como una actividad más.

El desarrollo del evento, a ser posible, no debe tener una programación monótona. Se debe procurar dar una variedad en las actividades para entretener y sorprender al público. Que la experiencia sea algo especial, que transmita cercanía y describa los valores de la empresa.

Que lo cautive.

Se deben realizar actividades con estilo y con cariño, que les haga sentirse exclusivos, que les anime a participar, que se sientan como los auténticos protagonistas. Que se sientan especiales.

Y por supuesto, pasárselo bien.

Para que vuelvan, para que repitan, para que hablen de ello, para que lo hagan viral…

Para que se fidelicen y seamos más.

Evento - organizacion

La experiencia tan completa vivida se almacena en mi memoria y la recuerdo con cariño cada día que pasa. También ha servido para tomarla como ejemplo de organización. Lo más seguro, es que el año que viene haga lo posible por no faltar a la cita, por no faltar al torneo, por no faltar al evento. Disfruté.

Cuando un equipo está claramente preparado para la consecución de los objetivos marcados, el empeño en su realización será más sencilla. Es posible que a pesar de tener medios escasos, el resultado final pueda estar por encima de lo inicialmente estimado.

Como dijo Jean Pierre Sergent: “El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.”

¿Trabajamos juntos?

Jorge Jiménez Suárez

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